檔案管理方法乃是每一個政府部門、企事業單位不可缺少的關鍵管理項目，比如，行政部門檔案、大會文件、技術性檔案，顧客檔案這些，全是每個管理人員所注重的，各個部門，各種類別，多樣化的文件，全是尤為重要的歷史時間與重要依據。但由于文件多、產品品種多、文件創始人多，創建時間頻繁，極不方便保護一些極其重要的文件。檔案數字化，讓管理更有“溫度”。

由于人員的流動性，原始文件的復制似乎無能為力，有時會對文件進行搜索和分類。要耗費很多人力，物力資源。為了能讓企事業單位準確地掌握，有效地分享文件網絡資源，守護好文件，這個時候就需要一套靈便、好用的檔案管理系統來協助進行監管。

電子器件檔案管理系統是一個選用檔案數字化、影像智能化、辦公室電子化和數據數字化等新興技術，完成包含檔案文件、響聲、影像、文字等在內的多媒體系統檔案的資源儲存和查看查找的計算機軟件，為檔案管理資料、利用保護和帶來了有效的技術性確保，可極大節省數據信息儲存空間，無盡地增加檔案原材料保存期，同時為查看、利用檔案參考文獻增添了很大的便捷。

檔案管理系統方法合乎政府部門、企事業單位的工作流程，并按照我國法律、政策法規、規范及其有關規定，保證安全性、有效性的檔案管理方法，完成政府部門、企事業單位檔案的“電子化”。但“電子化”是一個漫長的過程，現階段政府部門、企事業單位還需要對紙版檔案進行監管，因此電子器件檔案管理系統并且也適配對紙版檔案的監管。

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